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商务会议服务
信息编号:1148 发布日期:2011/8/26 更新日期:2011/10/28 人气:统计中…

(一) 会议前期服务: 1、签到台的服务 1、 根据会议订单,提前四小时将签到台布置到位。

  2、 台布台围干净挺括,椅子摆放整齐。

  3、 签到处指示牌干净无手印。

  4、 为客提供精致的名片盘(如有必要)。 2、会议席位卡的服务 l 根据会议通知单,将客人提供的名单按客人的要求打印后,放入塑料三角牌内,上桌前检查正反两面是否一致。 3、会议文具的服务 1、 将会议形式布置完毕后,把纸、笔放于席位的正中方,与茶杯距离1cm,与铅笔的距离为2cm,笔斜置于信签的第一页上,许昌宾馆住宿。

  2、 如客人自带会议资料,则将笔置于信签的第一页上偏右,笔的末端与信签底部平齐。规格整齐,横竖一致。 4、会场白板、纸板夹的服务 l 会场内提供白板一块(配白板笔一支,白板 刷一个)、纸板夹一块(油性笔一支,白板纸张5/张)。根据规定价格收费。 5、会议室的鲜花与绿化布置 l 根据会议单的要求,布置好会场内四周的花草,主席台、讲台上的鲜花要提前让房务部来布置,会议组负责验收。 6、会场布置操作程序 1、 了解本次会议的人数、国籍、会议形式及特殊要求。根据客人要求的会议形式及人数摆放会议桌,铺上台布,围好台围,并检查是否清洁挺括无破损。

  2、 主席台上摆放一至二盆鲜花作点缀,二只话筒。

  3、 会议桌每排之间保留空间1.5-2米;主席台摆在突出位置。

  4、 摆好坐椅,坐椅之间保持在15厘米左右;

  5、 摆放茶杯,茶杯放于席位正前方距上台沿2cm,柄一律向右,茶杯下面放上杯垫。摆放毛巾,毛巾卷好放于毛巾篮,毛巾接缝口朝下,竖放于席位的右下方,距台沿2cm处。

  6、 摆放信签、笔,信签放于席位的正中方,与茶杯距离1cm,与沿的距离为2cm,笔斜置于信签的第一页上,如客人自带会议资料,则将笔置于信签的第一页上偏右,笔的末端与信签底部平齐。

  7、 鲜花每5人摆放一盆,摆在一条直线上。

  8、 会议单上无特殊要求,一般不提前将烟缸布置上桌,当客人在点烟时,服务员将事先预备好的烟缸上桌;如有要求,烟缸每两个座位摆放一个,保持在一条直线上,火柴放在烟缸右沿上;

  9、 待台面上所有用具摆放完,应再次整理检查台面,调整椅子,每张椅子拉出距离为每个席位的正中为宜,拉至与台沿相齐。

  10、检查横幅,背景板内容是否与会议定单一致。并在场地空白处摆放绿色植物作点缀。

  11、全部布置完毕,应检查所有用具是否齐全,规格做到:摆放统一标准,台面布置每桌相同,纵横相观都匀称。 7.会议厅的使用前检查 1、 按照会议单逐一检查会议台面摆设,要求餐具整齐,摆放统一,干净、无缺口,餐巾无破损,无污渍。台椅摆设:要求椅子干净无尘,坐垫无污渍,台椅横竖对齐或显图案形。

  2、 工作台:要求餐柜摆设、托盘要求安全整齐统一,用具布置整齐。地板卫生:要做到无物纸?;肪常阂蠡巴?、音响、投影仪、幕布、灯光、空调设备完好正常??盏骺牛阂筇崆?/span>1小时开放。如发现问题及时更正,解决不了应及时向上级汇报,以便及时处理。 8.会议开场前的迎接 l 一切准备工作就绪后,服务员提前15分钟按标准姿势站立于会议室门口,来宾进入会议室,服务员主动礼貌迎接,拉椅入座。 9、特殊环境布置、场租费的收费标准 1、 如客人提出特殊环境布置,应将客人的要求详细地通知到相关制作部门,落实好收费的标准。

  2、 把环境的布置效果图及费用的收取情况告知客人并与之确认。

  3、 通知相关部门制作完成。 (二)、会议期间服务: 1、会议茶水服务的程序 1、 保证会议室四周安静,服务员做到走路轻,说话轻,操作轻

  2、 备好热水瓶、烟缸、托盘放在客人不易看到的地方,摆放整齐。提前十分钟泡好茶水、放好毛巾、一切准备就绪站在会议室门口。

  3、 来宾进入会议室,服务员主动礼貌迎接,拉椅入座。当宾客全部进入后,将前后门关上只留侧门进出便于服务。

  4、 在会议过程中至少有一位服务员在场,站于客人视线不容易看到的地方,如有客人进出,服务员应礼貌地为客人开门,以示尊重。

  5、 酌情为年长者、重要客人拉椅,协调其入座。

  6、 在开会过程中,要注意客人有何需要?;嵋榭己笠恍∈蹦?,客人饮水较多,需用15分钟添加一次茶水,过后视客人饮水情况,一般每隔30分钟为客人添一次茶。

  7、 按先主席后自左向右,自前向后的顺序,把茶瓶饮料等放在托盘内,从客人右边斟茶或上饮料。

  8、 如烟缸中有2个烟头应及时为客人更换。

  9、 添加茶水时,应左手拿热水瓶,用右手拿茶杯,右手的中指,无名指的后部,夹住茶杯盖的头部,食指、拇指夹壶杯柄,然后将水入茶杯,不易冲的太快,以免水流的太快,一时无法收住溢出杯外,烫伤客人或弄脏台面。

  10、会议进行时服务员切忌对客人的示意视而不见,也不能交头接耳谈话。在尽量不打扰客人开会的情况下更换烟缸添加酒水和茶水,特殊情况时可按客人要求服务;

  11、会议中间休息时,整理会场,及时恢复到开会前的状况,补充和更换各种用品。

  12、客人会议结束,应迅速打开大门站在会议室外门口,敬语道别,提醒客人别忘了携带的物品。 2、会议Coffee Break(茶歇)服务 1、 根据会议单的要求,为客人准备所需要的容器或茶等,提前半小时将容器和餐具放置于规定的Break台上。要求摆放美观、整齐,方便客人取用。

  2、 Coffee Break结束后,及时收掉,保持会议室整洁、干净。 3、 会议室的水果特殊食品服务

  1、 根据客人的要求,准备好新鲜的水果及容器检 查保证水果等的卫生及质量,提前半小时送至会议室。

  2、 在会议开始前10分钟将水果的保鲜膜除去,准时为客人送上水果,并备上水果叉。

  4、会议进行期间的其它特殊服务——贵宾引领、签约文本交换、祝酒仪式 1、 贵宾引领:会议开始前首先应了解客情(团队名称、人数、国籍、安排桌号、VIP客人及各种类型的宴会),提前站立到指定地点,精神饱满,面带微笑,主动迎宾,语言亲切,热情大方,用语规范。引领时,接待员应走在客人的前方2-3步,按客人步履快慢引走,引领时如路线太长或客人较多时,应适时回头向客人致意,以免走失。

  2、 签约文本的交换:提前与举办单位负责人确认签约人数、文本数量?;嵋榭际?,按标准姿势,面带微笑站在签约台的两侧。签约正式开始时,将签约嘉宾引领入座,为其打开文本,协助客人签约,签约时如果客人要摄影留念,服务员应适时回避。交换文本时,服务员协助将文本交换,动作要轻盈、干脆利落,面带微笑,亲切服务。

  3、 祝酒仪式:会议开始前提前半小时,将客人所需酒水倒入杯中,放入垫有红色口布的拖盘内,放在签约台较近的工作台上,方便取用。签约完毕后,及时将事先准备好的酒,按照由内向外,从主要到一般宾客的顺序依此递送至客人手中,动作熟练、流畅,但不宜遮住客人的视线。祝酒完毕后,应及时将空酒杯收回。 5.会议期间突发事件的处置 1、 如话筒无声或产生杂音时,应及时通知并协助现)场工程部人员将故障排除。保证会议正常进行。

  2、 如客人、服务员不小心将茶水碰翻,应及时清理现场,将干净的毛巾敷在台面,将茶水吸干,垫上干净的口布,及时送上热茶。如客人衣服弄脏应主动询问客人是否要清洗。 6、会场连续使用休会期间的服务 1、 客人在用Tea Break期间,服务应及时为客人添加茶水。

  2、 客人较长时间休会时,如就餐,服务员应为客人撤换茶杯,整理会??;待客人再次进场时,及时为客人倒茶。 (三)、会议结束的后期服务: 1、与客人确认使用会议室的相关费用 l 根据会议单上的结算方式收费,如客人需要其它服务(各客水果,Tea Break等),事先应与有效签单人确认后再立即通知相关部门收费,以免漏帐。 2、会议结束工作 1、 会议结束后,仔细检查会场,看是否有遗留的物品。

  2、 会议结束按收台要求整理餐厅。

  3、 通知相关部门会议结束后可收回所提供的物品。

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